皆さん、こんにちは。ジャパンフードカンパニーの南口です。
総務部の業務効率化は、地味に見えて会社全体に効く改善です。
バックオフィスが整うと、営業も製造も、本来の仕事に集中できるようになります。
総務の業務効率化が会社全体に効く理由
総務は「全部門の交差点」にいる
総務部は、すべての部門と接点を持つ唯一の部署です。
書類の管理、備品の手配、社内イベントの運営。
この交差点が滞ると、全部門の業務に影響が出ます。
総務の効率化は「全社の効率化」につながる
総務の業務スピードが上がると、他部門への対応も速くなります。
たとえば、経費精算の処理が早くなれば営業担当者の手間も減る。
バックオフィスの改善は、会社全体の生産性向上に直結します。
総務部に多い「非効率の構造」──あるある4パターン
パターン1：紙ベースの業務が残っている
契約書、稟議書、各種申請書。
いまだに紙で運用している業務が、想像以上に残っています。
パターン2：属人化した業務が多い
「この業務は○○さんしかわからない」という状態。
支援に入ると、経営者が総務の実態を把握していないケースが多いことに、私は毎回驚きます。
担当者が休むと業務が止まる。この構造は非常に脆いものです。
パターン3：同じデータを複数箇所に入力している
同じ情報をExcel、社内システム、紙の台帳に三重入力する。
このような無駄は、データの一元管理で解消できます。
パターン4：確認・承認のフローが長すぎる
承認に何人もの印鑑が必要で、書類が回覧板のように回る。
この承認フローの見直しだけで、業務スピードが大幅に改善されることがあります。
優先順位の高い業務から手をつける──判断の基準
頻度×時間で優先順位をつける
効率化の優先順位は「頻度が高く、時間がかかっている業務」から決めます。
毎日30分かかる業務と、年に1回の業務では、前者を先に改善すべきです。
「困っている人」の声を聞く
総務担当者自身が何に困っているかを聞くことも重要です。
現場の声を無視した効率化は、定着しません。
実例：書類管理・集計・スケジュール管理の改善事例
書類管理をクラウド化して検索時間をゼロに
JFCの支援現場では、紙の書類をクラウド化し、検索性を向上させた事例があります。
「あの書類どこだっけ」という時間がゼロになりました。さらにファイル名をルール化したり、PDF化も文字データを残す形式だと、PDF内の言葉も検索対象になるので、見失ったファイルの検索に有益です。
以前、とあるメーカーの支援で業務効率化を支援したときのこと。とあるスタッフが1日平均で約5分程度、ファイルを探したりしていました。ですが、ファイル名やそもそも検索すること自体をお伝えした結果、探すことは極端に減りました。1日5分は、営業日230日として、1150分＝19時間10分です。約3日分、ただ探すだけの時間に割いていることがありました。
月次集計を自動化して3日の作業を半日に
GASを活用して月次集計を自動化した結果、3日かかっていた作業が半日で完了するようになりました。
小さな変化が、会社を変える
小さな改善の積み重ねが、大きな変化を生む
一気に全部変える必要はありません。
1つの業務を改善し、その成功体験を横展開していく。
この積み重ねが、会社の体質を変えていきます。
よくある質問（FAQ）
Q. 総務が1人しかいない会社でも効率化はできますか？
できます。むしろ1人だからこそ効率化が必要です。属人化を防ぎ、業務を仕組み化することで、その1人の生産性を最大化できます。外部の支援を活用して仕組みを作る方法もあります。
Q. 紙の書類を一気にデジタル化するのは大変ですか？
一気にやる必要はありません。まずは今後発生する書類からデジタル化し、過去の書類は必要になったタイミングで順次対応する方法が現実的です。
Q. 総務の業務効率化で最初に手をつけるべきことは何ですか？
まずは業務の棚卸しです。誰が何にどのくらいの時間をかけているかを可視化します。その上で、頻度が高く時間がかかっている業務から改善に着手するのが効果的です。
総務・バックオフィスの効率化でお悩みの方へ
ジャパンフードカンパニーでは、中小企業向けの業務効率化支援「DXコンシェルジュ」を提供しています。
総務の業務棚卸しから改善の仕組みづくりまで伴走します。
