以前からRPAや自動化の話は耳にしていた。しかし、社内にITに詳しい人間はいない。ツールの選定どころか、そもそも「何を自動化すればいいのか」の整理すらできていなかった。過去に一度、知人の紹介でフリーランスのエンジニアに相談したこともあったが、要件を伝えるだけで数回の打ち合わせを重ね、結局「うちの業務が特殊すぎて、汎用ツールでは対応できない」と言われて頓挫した。

ジャパンフードカンパニーの「DXコンシェルジュ」を知ったのは、取引先の社長からの紹介だった。「うちの請求書処理、全部自動になったよ」と聞いたとき、最初は半信半疑だったという。

正直、最初は『食品会社のコンサルが、なぜ不動産の業務効率化を？』と思いました。でも話を聞いてみると、業種じゃなくて「業務の構造」を見てくれるんだなと。最初のヒアリングで、うちの突合作業のフローを図に起こしてもらったとき、『ここの手作業は全部なくせます』と断言されて。自分たちで言語化できなかったボトルネックを、30分で可視化してもらった感覚でした。

決め手は「完全アウトソース代行型」のコースがあったこと。社内にDX人材を採用する余裕はない。かといって、ツールだけ渡されても使いこなせない。「設計も開発も運用も丸ごとお任せできる。それがうちにとっては唯一の選択肢でした。」

導入から半年が経ち、和田さんのチームは次のフェーズを見据えている。「突合の自動化は第一歩でした。今は、滞納予測の仕組みを相談しています。過去の入金パターンから『来月滞納しそうな入居者』を事前にリストアップできないか、と。これが実現すれば、催促の電話ではなく、事前に支払い方法の相談といった形で入居者に寄り添える。管理会社としてのサービスの質が根本から変わると思うんです。」

一番変わったのは、チームのマインドです。以前は「月初は修羅場」が当たり前で、みんな諦めていた。今は「この業務も自動化できるんじゃないか」という目線で仕事を見るようになった。仕組みを変えれば、仕事の意味そのものが変わる。それを実感できたのが、DXコンシェルジュを入れて一番よかったことかもしれません。

「IT担当がいない会社でも大丈夫なのか」という不安は、導入前に最も大きかったハードルだったという。「でも、専任のコンシェルジュの方がうちの業務を理解した上で、設計から運用まで全部やってくれた。こちらは『こういうことで困っている』と伝えるだけ。社内にDX人材がいなくても、外に”自社のDX担当”がいる安心感は大きいです。」

和田さんは最後にこう語った。「経理って、正確にやって当たり前、ミスしたら怒られる、みたいな仕事じゃないですか。でも本当は、数字からオーナーの資産を守り、入居者の暮らしを支える仕事なんです。そこに時間を使えるようになったのは、うちにとってただの効率化じゃなく、存在意義の再発見でした。」