勤怠集計のほぼ自動化で、
月初の“憂鬱”から
解放された。
平嶺 文子様
画像はイメージです
「月初が来るのが怖くなくなった」。勤怠集計の自動化がもたらした変化。
従業員の勤怠管理は、どの企業にとっても欠かせない業務だ。しかし、その集計作業にどれだけの時間と労力を割いているか、正面から向き合っている企業は意外と少ない。通常の労働時間だけならまだしも、早出・祝日出勤・残業など、複雑な計算ルールが絡む現場では、集計だけで6時間を費やすことも珍しくない。
同社もまさにその状況にあった。月初になると勤怠データの集計作業が始まり、確認と修正を繰り返すうちに、あっという間に半日が潰れる。本来やるべき業務が後回しになり、担当者にとって月初は”憂鬱”以外の何物でもなかった。
そんな状況を変えたのが、ジャパンフードカンパニーの「DXコンシェルジュ」だった。AIを活用した勤怠集計の自動化により、6時間の作業がわずか10分に短縮。担当者の月初の景色は一変した。
Before
早出・祝日の計算ルールが絡み、毎月6時間の集計作業に追われていた。
毎月月初になると、従業員の勤怠データを集計する作業が始まる。通常の労働時間だけならまだしも、早出や祝日の早出など、複雑な計算ルールが絡むと確認と修正に追われ、あっという間に6時間が経過する。
特に厄介だったのは、計算ルールの例外処理だ。祝日に出勤した場合の割増率、早出と残業が重なった場合の処理、月またぎのシフト計算など、一つひとつ手作業で確認する必要があった。Excelの関数で対応を試みたこともあったが、ルールが複雑すぎて関数が肥大化し、かえってミスの温床になっていた。
本来やるべき業務が後回しになる月初の”憂鬱”が、毎月繰り返されていた。集計ミスが発覚すれば給与計算にも影響するため、精神的なプレッシャーも大きかった。
Turning Point
「丸投げできる」という安心感。それが決め手だった。
業務効率化の必要性は感じていたものの、社内にITに詳しい人材がおらず、何から手をつければいいか分からない状態が続いていた。RPAやクラウドツールの導入も検討したが、設定や運用の負担を考えると二の足を踏んでいた。
そんな折、ジャパンフードカンパニーの「DXコンシェルジュ」を知った。業務の棚卸しから設計・開発・運用まで丸ごと任せられるという点が、まさに求めていたサービスだった。
「ITのことは正直よく分からない。でも、DXコンシェルジュなら何でも相談していいと聞いて、相談させていただいた」
初回のヒアリングで勤怠集計の課題を伝えたところ、すぐに自動化の方針が提示された。専門用語を並べるのではなく、「どう楽になるか」を具体的に説明してくれたことが信頼につながった。
After
勤怠データを渡すだけ。6時間の作業が、10分で完了するようになった。
DXコンシェルジュの導入後、勤怠データをAIに渡すだけで、早出・祝日計算を含む複雑な集計が自動で完了するようになった。これまで手作業で一つひとつ確認していた例外処理も、すべてルールとして組み込まれている。
担当者は出力された数字を給与ソフトに入力するだけでよくなり、作業時間は6時間からわずか10分に短縮された。月初の負担が劇的に減り、空いた時間を本業の業務に充てられるようになった。この成果を実感できたことで、「あれも、これも」と次の自動化への意欲が一気に広がったという。
集計ミスのリスクも大幅に減った。人間が手作業で行っていた計算をAIが正確に処理するため、「間違っていないか」という不安からも解放された。
何より大きかったのは、担当者の気持ちの変化だ。月末が近づくたびに感じていた重苦しさがなくなり、月初を前向きに迎えられるようになったという。
導入成果
月初の集計作業
6時間
10分
集計ミス
月数件発生
ほぼゼロ
担当者の心理的負担
毎月”憂鬱”
解消
Message
次は給与計算まで。自動化の範囲を広げていきたい。
勤怠集計の自動化によって生まれた時間と心の余裕は、担当者の業務全体に良い影響を与えている。これまで後回しにしていた業務改善の提案や、新しい取り組みにも手が回るようになった。
「ソフトの連携を進めて、給与計算までの自動化を図っていきたい。DXコンシェルジュがあれば、それも実現できると思っている」
現在は、勤怠集計の出力データと給与ソフトの連携を次のステップとして検討中だ。集計から給与計算まで一気通貫で自動化できれば、月初の業務はさらに効率化される。
「最初は半信半疑だった」と振り返る担当者だが、今では社内の他部署にもDXコンシェルジュの活用を勧めているという。一つの業務の自動化が、組織全体のDX意識を変えるきっかけになりつつある。
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