皆さん、こんにちは。ジャパンフードカンパニーの南口です。
「うちの社員は誰も困っていると言わないし、業務改善の必要はなさそうだ」——そう感じている経営者の方は多いのではないでしょうか。しかし、現場から声が上がらないことと、問題がないことは、まったく別の話です。
むしろ私の経験上、真面目にコツコツ業務をこなす社員ほど、目の前のやり方を疑いません。その結果、毎月何十時間もの「なくせるはずの作業」が放置されているケースが非常に多いのです。
この記事では、なぜ現場から改善の声が上がらないのか、その構造的な理由と、外部の目で初めて見つかった具体的な改善事例をお伝えします。
この記事でわかること：
- 業務効率化が進まない会社に共通する「見えない原因」
- 真面目な社員ほど非効率に気づけない理由
- 外部視点で発見された具体的な業務改善事例4つ
- 自社の「隠れた非効率」に気づくための第一歩
なぜ現場から「改善してほしい」という声が上がらないのか
業務効率化が進まない最大の原因は、現場のスタッフが「今のやり方に問題がある」と認識していないことです。これは能力の問題ではなく、構造の問題です。
事務・総務・経理で働く方々は、決められたルールをしっかり守り、正確にやり遂げることを求められています。ミスなく仕事を終わらせることが評価される環境にいると、「そもそもこの作業は必要なのか」という問いは生まれにくくなります。
加えて、日々の業務に追われていると、一歩引いて全体を俯瞰する余裕がありません。目の前のタスクをこなすことに集中するのは当然のことです。
「慣れ」が非効率を見えなくする
人は同じ作業を繰り返すと、その作業自体に慣れてしまいます。毎月3時間かけているExcel集計も、最初は「面倒だな」と感じたはずです。しかし半年もすれば「そういうものだ」と受け入れます。
これは、私自身も多くの企業を支援する中で痛感していることです。現場の方が手を抜いているわけではない。むしろ真面目だからこそ、疑問を持たずに黙々とこなしている。 その結果、非効率は「当たり前の風景」になってしまうのです。
社内に「別の視点」を持つ人がいない
もう一つの要因は、同じ業務フローの中にいる人だけでは、改善の仮説が生まれにくいということです。上司も同僚も、同じやり方を当然だと思っています。
「そもそもこの申請書は必要なのか」「この二重入力は解消できるのでは」——こうした疑問は、そのフローを外から見る人がいて初めて生まれます。
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外部の目で見つかった「隠れた非効率」事例4選
ここからは、私たちが実際にクライアント企業の業務を拝見した際に見つかった改善事例を紹介します。いずれも、現場の方からは「困っている」と言われなかった業務です。
事例1：毎月のExcel手作業がGASで自動化できた
ある企業の経理担当者は、毎月月初に複数のExcelファイルからデータを転記し、集計レポートを作成していました。この作業に毎月約4時間かかっていましたが、本人は「月初のルーティンだから」と特に問題視していませんでした。
私たちが業務フローを確認したところ、Google Apps Script（GAS）でデータ取得から集計・レポート出力まで自動化できることがわかりました。導入後は、月4時間の手作業がほぼゼロに。 年間で約48時間の工数削減につながりました。
事例2：紙の申請フローがそもそも不要だった
別の企業では、備品購入のたびに紙の申請書を記入し、上長の印鑑をもらい、総務に提出するというフローが残っていました。この申請書、10年以上前に作られたもので、現在の承認基準とはズレが生じていました。
業務フローを整理したところ、一定金額以下の備品購入はチャットツールでの報告で十分であることが判明。紙の申請書自体を廃止し、承認プロセスを簡素化しました。 総務担当者が申請書の管理・ファイリングに費やしていた時間もなくなり、月あたり約5時間の削減です。
事例3：二重入力がツール連携で解消できた
ECを運営する企業で、受注データをECモールの管理画面から確認し、別のExcelファイルに手入力して出荷指示書を作るという作業がありました。入力ミスによる出荷トラブルも月に数件発生していましたが、担当者は「確認を丁寧にするしかない」と考えていました。
実際には、モールのCSVデータを自動で取り込み、出荷指示書を生成する仕組みを作ることで二重入力は不要になります。導入後、出荷指示にかかる時間は1日60分から5分に短縮。年間で約300時間の削減と、入力ミスの解消を同時に実現しました。
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事例4：毎月の請求書作成がカレンダー連動で自動化できた
業務委託先への請求書を、毎月Excelで手作業で作成していた企業もありました。テンプレートに日付や金額を入力し、PDF化して保存するだけの作業ですが、毎月確実にやらなければなりません。
Googleカレンダーと連動させ、月初に自動で請求書を生成・所定フォルダに格納する仕組みを構築しました。担当者は「あとはチェックして送付するだけ」の状態になり、請求書作成の手間がほぼゼロになりました。
外部視点がなぜ非効率を発見できるのか
外部の人間が業務を見ると改善点が見つかる理由は、大きく3つあります。
「当たり前」のフィルターがない
社内の人間は、既存の業務フローを前提として物事を見ます。外部の人間にはその前提がありません。だから「なぜこの作業をしているのですか？」という純粋な疑問を持てます。
この問い自体が、改善の出発点になるのです。
他社の事例を知っている
私たちは複数の企業の業務フローを見てきています。「A社ではこの作業を自動化していた」「B社ではこのプロセス自体をなくしていた」——そうした比較対象があるからこそ、非効率に気づけます。
JFCの支援現場では、EC事業支援14年・70社以上の経験から、業種をまたいだ改善パターンを蓄積しています。食品メーカーに限らず、事務・経理・総務の共通課題は業界を問わず存在します。
「人を増やす」以外の選択肢を持っている
現場の人間が忙しいと感じたとき、最初に浮かぶ解決策は「人を増やす」です。しかし中小企業にとって、採用は簡単ではありません。
外部の視点から見ると、「人を増やす前に、この作業をなくせないか」「ツールで代替できないか」という選択肢が見えてきます。問題は人手不足ではなく、人がやらなくてもいい作業を人がやっていることかもしれません。
「一度、外の目で見てみる」という選択肢
ここまで読んで「うちにも似たような作業があるかもしれない」と感じた方がいらっしゃるかもしれません。
私たちジャパンフードカンパニーが提供する「我が社のDXコンシェルジュ」は、まさにこうした「現場では見えない非効率」を発見し、改善するためのサービスです。
特徴は3つあります。
まず、ITの専門知識は不要です。経営者の方に「困っていること」を教えていただくだけで結構です。技術的な部分はすべて私たちが担当します。
次に、担当者固定制です。毎回違う人間が来るのではなく、御社の事情を深く理解した専任のコンシェルジュが伴走します。
そして、「作って終わり」ではありません。自動化の仕組みを導入した後も、運用のサポートを継続します。社内にIT人材を育てたい場合は「内製化支援コース」、すべて任せたい場合は「丸投げコース」からお選びいただけます。
まずは30分の無料相談で、御社の業務フローを一緒に棚卸ししてみませんか。 「実はうちにも、なくせる作業があるのかもしれない」——その気づきが、業務改善の第一歩になります。
▶ 関連記事：DXコンシェルジュとは？ITコンサルや社内SE採用と何が違うか
食品会社のDX・業務効率化を専任でサポート
DXコンシェルジュは、IT知識ゼロでも安心して相談できる食品業界専門の伴走支援サービスです。
初回相談無料。まずはお気軽にお問い合わせください。
よくある質問（FAQ）
Q1. 社員が「困っていない」と言っているのに、本当に非効率があるのですか？
はい、多くの企業で実際にあります。困っていないのではなく、「そういうものだ」と受け入れているだけのケースがほとんどです。外部の人間が業務フローを見ると、自動化やプロセスの削除で大幅に工数を削減できる作業が見つかることが珍しくありません。
Q2. 業務の棚卸しだけ依頼することはできますか？
可能です。まずは30分の無料相談で現状をお聞きし、どの業務に改善の余地がありそうかを一緒に整理します。その上で、具体的な改善に進むかどうかはご判断いただけます。
Q3. IT知識がまったくない経営者でも相談できますか？
もちろんです。専門用語を使わず、経営者の言葉でお話しします。「こういう作業に時間がかかっている」「毎月この作業が大変そうだ」——そのレベルのお話で十分です。技術的な判断はすべて私たちが行います。
Q4. 小さな改善でも依頼する価値はありますか？
あります。むしろ、小さな改善から始めることを推奨しています。たとえばExcelの手作業を1つ自動化するだけでも、月数時間の工数削減になります。その成功体験が、次の改善への社内の理解と推進力を生みます。
