情シスアウトソーシングとは？社内に担当者がいなくても回る仕組み

皆さん、こんにちは。ジャパンフードカンパニーの南口です。

「パソコンの調子が悪い」「新しいクラウドツールを導入したいが誰に聞けばいいかわからない」「退職した社員のアカウントが放置されている」。IT担当者がいない中小企業では、こうした困りごとが起きるたびに、社長や総務担当が手探りで対応しているケースが少なくありません。

この状態を放置すると、単なる不便さだけでなく、セキュリティリスクや情報漏洩のリスクにまで発展することがあります。かといって、専任の情シス担当を1人雇うのはハードルが高い——そんな中小企業に向けて、この記事では「情シスアウトソーシング」という第三の選択肢について、何を任せられるのか、費用感、選び方まで解説します。

情シスアウトソーシングとは？何を任せられるのか

情シスアウトソーシングとは、社内のIT・情報システム管理業務を外部の専門家に委託することです。パソコンやサーバーのトラブル対応だけでなく、クラウドツールの導入・運用、アカウント管理、セキュリティ対策まで、任せられる範囲は多岐にわたります。

具体的には、次のような業務が対象になります。

• Microsoft 365・Google Workspaceなどのアカウント管理・権限設定
• 新しいクラウドツール導入時の初期設定・アプリ登録
• パソコン・ネットワークの日常的なトラブル対応
• セキュリティポリシーの策定・運用
• 退職者アカウントの棚卸し・削除

「情シス担当を1人雇う」か「何も対策しない」かの二択ではなく、必要な範囲だけを外部の専門家に伴走してもらうという選択肢がある、とまずお伝えしたいです。

なぜ中小企業ほど「情シス担当者不在」がリスクになるのか

情シス担当者がいない中小企業ほど、実はITまわりのリスクが高くなりやすい構造があります。理由は、権限や知識が特定の1人に集中しやすいからです。

グローバル管理者権限が特定の担当者に集中する問題

Microsoft 365やGoogle Workspaceには、全社のアカウント・設定を操作できる「グローバル管理者」という強い権限があります。JFCの支援現場では、この権限が「たまたまITに詳しい」という理由だけで、経理担当や現場責任者など、本来の業務とは関係のない特定の1人に集中しているケースをよく見かけます。

その担当者が退職・異動すると、誰も管理画面を触れなくなる。あるいは逆に、権限を持つ人が多すぎて、誰がいつ何を変更したか把握できない。どちらの状態も、経営リスクとして無視できません。

属人化した設定変更の管理コスト

新しいツールを導入するたびに、設定や権限付与の判断が特定の担当者の頭の中だけで行われていると、その人が不在のときに業務が止まります。中小企業の現場では、こうした「その人にしかわからない設定」が、気づかないうちに何十件も積み重なっていることが珍しくありません。

情シスアウトソーシングと社内採用、コストで比較するとどうなるか

情シス担当を正社員で1人採用する場合、給与・社会保険料・採用コストを合わせると、年間数百万円規模の固定費が発生します。しかも中小企業の場合、その1人分の業務量が常にフルタイムで発生するとは限りません。

一方、情シスアウトソーシングは必要な範囲・時間だけを契約する形が多く、固定費を抑えながら専門知識にアクセスできます。「毎日フルタイムで情シス業務があるわけではないが、いざというとき相談できる相手が欲しい」という中小企業には、アウトソーシングの方が現実的な選択肢になりやすいです。

権限管理は外部委託、個別の自動化は伴走で進める分業モデル

JFCがこれまで手掛けてきた業務自動化の技術パターンから見立てると、情シスアウトソーシングは「丸ごと外部に任せる」よりも、次のような分業モデルの方が、中小企業には現実的だと考えられます。

• 権限管理・アプリ登録・認証基盤の整備：セキュリティに直結する部分は、専門の情シスアウトソーシング会社に任せる
• 個別業務の自動化（請求書処理・勤怠集計など）：現場の業務内容を理解した伴走型の支援者と一緒に進める

権限まわりの「守り」と、業務効率化の「攻め」を、それぞれ得意な相手に任せる形です。1社にすべてを求めるのではなく、必要に応じて役割分担するという考え方が、結果的にコストと効果のバランスが取りやすいと見ています。

情シスアウトソーシング会社を選ぶときに見るべき3つの基準

情シスアウトソーシング会社を検討する際は、次の3点を確認することをおすすめします。

1. 専門用語を使わず、業務の言葉で説明してくれるか

IT担当者がいない会社にとって、専門用語の羅列は判断材料になりません。現場の業務課題を理解した上で、平易な言葉で説明してくれるかどうかは重要な判断基準です。

2. 御社が今使っているツールを前提に提案してくれるか

特定のツール・ベンダーへの乗り換えを前提にした提案ではなく、今使っているMicrosoft 365やGoogle Workspaceを活かした提案をしてくれるかを確認してください。

3. 対応範囲と費用の見通しが明確か

「何を、どこまで、いくらで」任せられるのかが曖昧なまま契約すると、後から追加費用が発生しがちです。初回相談の時点で、対応範囲と費用感を具体的に説明してくれる会社を選びましょう。

なお、パソコン・サーバーのトラブル対応やセキュリティポリシーの運用といった、情シスアウトソーシングの中核業務そのものは、JFCの専門領域ではありません。この記事でお伝えした基準をもとに、専門の情シスアウトソーシング会社を検討いただくのが基本の進め方になります。

一方で、JFCの我が社のDXコンシェルジュは、請求書処理や勤怠集計といった個別業務の自動化を専門としています。「情シスの相談窓口」ではなく「業務効率化の相談窓口」として、まず何から手をつければよいかの整理役としてお使いいただくことは可能です。

よくあるご質問（FAQ）

Q. 情シスアウトソーシングの費用相場はどれくらいですか？

対応範囲によって幅がありますが、月数万円〜のプランが一般的です。まずは現状の課題と対応範囲を整理した上で、見積もりを確認することをおすすめします。

Q. 今使っているMicrosoft 365やGoogle Workspaceの管理も任せられますか？

はい、多くの情シスアウトソーシング会社が対応しています。既存ツールを大きく変えずに、権限管理や設定の整備から着手できます。

Q. セキュリティポリシーが厳しい会社でも対応できますか？

会社によって対応の幅は異なります。特にセキュリティポリシーが厳格な業種（金融・医療関連など）の場合は、事前に対応実績を確認することをおすすめします。

Q. 週に何時間くらい対応してもらえますか？

契約プランによって異なります。スポット対応から、月数時間の定期対応まで、御社の状況に合わせて選べる会社が多いです。

【出典】
・独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「DX白書2023」

【著者】南口龍哉（ジャパンフードカンパニー株式会社 代表取締役）
食品EC・BtoB-ECコンサルティング14年・70社超の支援実績。中小零細企業の業務効率化・DX支援を専門領域とする。