Excel管理から脱却！食品会社の在庫・受注管理デジタル化入門

「在庫管理はExcelの台帳」「受注はFAXと電話で受けてから手入力」——これが当たり前になっている食品会社は今でも少なくありません。しかしExcel管理には、成長とともに限界が訪れます。本記事では、在庫・受注管理のデジタル化の必要性と具体的な進め方を解説します。

Excel管理の何が問題なのか

Excelによる在庫・受注管理には以下のような問題が起きやすいです。

デジタル化の第一歩：在庫管理システムの選び方

中小食品企業に向いているのは、初期費用が低くクラウド型で運用できるSaaSツールです。選定ポイントは以下の通りです。

• 食品の賞味期限・ロット管理に対応しているか
• 既存の受注チャネル（EC・FAX・電話）と連携できるか
• スマートフォンやタブレットで倉庫から入力できるか
• サポート体制が充実しているか（特に中小企業向け）

受注管理のデジタル化：FAX・電話受注をどう変えるか

BtoB取引が多い食品会社では、FAX・電話での受注が根強く残っています。これをデジタル化するには段階的なアプローチが有効です。フェーズ1：FAX受注をそのままにしつつ、データの入力先をExcelからクラウドシステムに変える。フェーズ2：取引先に専用発注フォームやポータルの利用を促す。フェーズ3：EDI（電子データ交換）で受注データを自動取込する。

デジタル化を成功させるための3つのポイント

ポイント1：現場スタッフを巻き込む システムを使うのは現場です。使いやすさを重視し、操作研修を丁寧に行いましょう。

ポイント2：移行期間を設ける ExcelとシステムをしばらくダブルRunさせて、問題がないことを確認してから完全移行します。

ポイント3：データの正確性を維持する仕組みを作る 棚卸し頻度・入力ルールを明確にし、データの品質を保つ運用ルールを決めます。

まとめ

Excel管理からの脱却は、食品会社の業務効率化において大きなインパクトをもたらします。まず在庫管理から始め、受注管理へと範囲を広げていくアプローチが現実的です。デジタル化の過程では、外部パートナーの支援を活用することで、よりスムーズに移行できます。