工事の出来高管理、エクセルのままでも効率化へ

皆さん、こんにちは。ジャパンフードカンパニーの南口です。

建設業の現場でよくお聞きするのが、「工事番号ごとの集計が、特定の担当者にしかできない」という悩みです。契約内の進捗払いと、契約外の追加発注が絡み合い、紙とExcelで管理していると、集計担当者の負担がどんどん重くなっていきます。

この記事では、建設業でよくある出来高管理・工事番号別集計の課題を整理し、紙・Excel運用のまま効率化する考え方をご紹介します。JFCがこれまで手掛けてきた請求書自動化・GAS開発の技術パターンをもとに、この仕組みを現在構築しています。

工事番号別の集計作業が、なぜ特定の担当者に集中してしまうのか

建設業では、工事ごとに工事番号が発行され、その番号単位で請求・支払いが管理されます。この工事番号別の集計作業は、一見単純な事務作業に見えますが、実際には現場の状況・契約内容・過去の合意事項を把握していないと正確に処理できません。

そのため、集計作業は自然と「一番現場をわかっている人」に集中しがちです。その担当者が休んだり退職したりすると、途端に集計作業が滞ってしまう——これは建設業に限らず、属人化した業務によく見られる構造です。

さらに、集計にミスがあると、現場担当者のチェック・副社長のチェックという二重の確認工程が必要になり、確認する側・される側の双方に負荷がかかります。

契約内（進捗合意済み金額）と契約外（追加発注）、2系統の請求が絡み合う構造

建設業の請求構造を複雑にしているのが、「契約内」と「契約外」という2つの系統が同時に走っている点です。

• 契約内：工事の進捗（経過月）に応じて、事前に合意された金額を分割して請求する
• 契約外：現場で発生した追加発注を、その都度請求する

契約内は「進捗と請求額が一致しているか」を確認すればよいシンプルな構造ですが、契約外は日報や納品書など複数の一次データから金額を拾う必要があり、件数ベースで見ると全体の半数近くを占めることも珍しくありません。この契約外請求の処理が、集計担当者の負担を特に重くしている要因です。

紙・Excel運用のまま、集計と査定の突合を自動化する仕組みを構築中です

JFCがこれまで手掛けてきた請求書自動化・データ突合の技術パターンをもとに、建設業の出来高管理・工事番号別集計についても、次のような仕組みを現在構築しています。

• 契約内の進捗合意金額（注文書等に記載）を、あらかじめデータとして整理しておく
• 日報・納品書・請求書など複数の一次データを、工事番号をキーに自動で紐づける
• 契約内・契約外それぞれの「あるべき金額」と、実際の請求額の差分を自動で提示する

紙の請求書や査定書をすべて電子化する必要はなく、まずはメールでの受領に一本化し、規定に沿ったファイル名で自動格納するところから着手できる仕組みを、現在構築しています。他業種の請求書処理で実績のある仕組みの応用にあたるため、実現の確度は高いと考えています。

ただし、工事案件ごとにデータの持ち方や商習慣が異なるため、個別の事情によっては、この通りに進められない場合もあります。実際に着手できるかどうかは、現状のデータの持ち方を確認した上での判断になります。

副社長・現場担当者の二重チェックがなくても回る状態を目指すには

集計・査定の精度が上がれば、現場担当者のチェックと副社長のチェックという二重確認の負担も、段階的に軽くしていける可能性があります。理想は、「集計の時点でミスが起きない状態」を作り、チェック工程を承認だけのシンプルな作業に変えていくことです。

一足飛びに二重チェックをなくすのではなく、まずは集計精度を高め、実績を積み重ねながらチェック工程を見直していく——という段階的なアプローチが現実的だと考えられます。

よくあるご質問（FAQ）

Q. 紙の請求書が多くても対応できますか？

まずはメールでの受領に一本化できるかどうかがポイントになります。紙が完全になくならない場合でも、部分的な自動化から着手できる可能性があります。個別に現状をお伺いした上でご提案します。

Q. 現場担当者のITリテラシーが高くなくても運用できますか？

運用そのものは、既存のメール・Excelの延長線上で完結する設計を目指します。新しいツールの操作を覚えていただく必要は最小限にとどめる方針です。

Q. 導入にはどれくらいの準備期間が必要ですか？

現状のデータの持ち方や、契約内・契約外それぞれの整理状況によって大きく変わります。まずは無料相談で現状をお伺いした上で、実現可能性と期間の見通しをお伝えします。

【著者】南口龍哉（ジャパンフードカンパニー株式会社 代表取締役）
食品EC・BtoB-ECコンサルティング14年・70社超の支援実績。中小零細企業の業務効率化・DX支援を専門領域とする。