CASE / 12 ── 建設業／書類収集
導入中の事例です。「いま構築している解決策」は仮説の段階で、稼働して実績が出た時点でこのページを更新します。数値はすべて見込みです。
導入前の状態：探すところから始まる
協力会社からの請求書は、毎月40社前後から届きます。メールで送ってくるのは2〜3社だけで、ほとんどが郵送です。担当者は紙の請求書を自社でスキャンし、現場ごとに手で仕分けてから保存していました。
半年分のファイルを調べると、9割近くが文字情報を持たないスキャン画像でした。ファイル名もそろっておらず、後から「あの業者の先月分」を探すのにも手間がかかります。
いま構築している解決策（仮説）
01
受付用のメールアドレスを1つ用意する
協力会社には、請求書の送り先をこのアドレスに統一していただきます。
02
届いた時点で、所定のフォルダへ自動保存
添付された請求書を、社内の共有フォルダへ自動で保存します。
03
ルールどおりのファイル名に変換
受信日・業者名などを含む決まった形式の名前に変え、後から探せる状態にします。
これから検証すること
郵送で届く紙の請求書は、引き続きスキャンが必要です。受付の一本化は、協力会社の協力があって初めて効果が出るため、切り替えのご案内から段階的に進めます。
見込んでいる変化
手作業の仕分けと保存がなくなり、すべての請求書が同じ場所・同じ名前のルールでそろいます。これが、後に続く読み取りや集計の自動化（CASE11）の土台になります。稼働後に実績でこのページを更新します。
よくある質問
Q.新しいシステムを入れる必要がありますか？
いま使っているMicrosoft 365の標準機能で組む設計です。新しいシステムの導入は不要です。
Q.協力会社に負担はかかりますか？
送り先のアドレスが変わるだけです。切り替えのご案内文も一緒に用意します。
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