地味で面倒なのが領収書の処理。経理担当者にとって、領収書整理は地味だが避けて通れない月次作業だった。月末になると、社員から提出される領収書が机の上に積み上がる。1枚ずつ受け取り、店舗名・日付・金額・但し書きを確認し、Excel経費精算シートに手入力。さらに紙のままだと紛失リスクがあるためスキャンしてPDF化し、「YYYYMMDD_店名_金額.pdf」とリネームしてフォルダに格納する。1枚あたり1〜2分でも、月数十枚が積み上がれば軽く数時間が消えていく。さらに後から税理士から「○月の○○の領収書を見せてほしい」と問い合わせが入ると、フォルダを掘って該当ファイルを探し、メールで送付するという「検索コスト」も発生していた。スマホ写真でも一応整理は可能だが、画像から自動でデータ化される仕組みがないため、結局手入力の二度手間になる。「もっと頭を使う仕事に時間を使いたい」という思いはあり、もちろんFreeeなどのツールの導入も考えたが、税理士提出のフォーマットを崩せないという縛りもあり、自分たちで自動化に踏み切るのが難しい領域だった。

「指定フォルダに領収書画像を置けば自動で台帳に追記される」仕組みを構築した。スマホで撮影した画像をGoogleDriveにアップロードすると、AIが画像を読み取り、店舗名・日付・金額・但し書き・税区分を抽出し、それをスプレッドシートに1行ずつ自動追記。同時に元画像を「YYYYMMDD_店名_金額.jpg」のルールでリネーム。さらに台帳には元画像のDrive URLが紐付けられ、後から「○月の○○の領収書」と検索すれば、該当行から1クリックで原本に飛べるようになった。月数十枚の処理が、撮影から台帳化までトータル数分で完了する。月末の机の上に領収書の山ができていた光景は消え、税理士からの問い合わせ対応も従来の数十倍のスピードで返せるようになった。何より、紙の紛失リスクと「あとで整理しよう」という心理的負債が消えたことが大きい。経理担当者からは「これがないと月末が回らない」と言われるほど業務に組み込まれ、自社で開発した結果、他クライアントへも横展開する商品候補にもなっている。