取引先から請求書PDFがメールで届くたび、経理担当は同じ作業を繰り返していた。メールを開き、添付PDFをローカルに保存。ファイル名は取引先ごとにバラバラで、「invoice_2026.pdf」「請求書.pdf」「○○商事御請求書.pdf」と統一感がなく、保存後すぐに取引先名と年月が分かるよう手動でリネームする。次にPDFを開いて金額・支払期日・請求番号を確認し、Excel台帳に1行ずつ転記。月末から月初にかけてはこれが集中し、残業してでもその日のうちに終わらせなければ翌日の支払処理に影響する状況が続いていた。担当者の頭の中では、「取引先名はどう略すか」「年月の表記は西暦か和暦か」というローカルルールが暗黙の了解として運用されており、引き継ぎが発生すれば毎回ルール説明のやり直しが発生する。属人化と単純作業の二重苦がそこにあった。さらに月末締め月初支払の構造上、取引先から請求書が遅れて届くケースもあり、「届いたらすぐ処理して台帳に載せる」という細切れの作業が一日中走り続けていた。「定型作業なのにやめられない」業務の典型で、まさに自動化の対象だった。

GASとGemini APIを組み合わせ、毎朝6時に自動実行される処理システムを構築した。前日までに届いたPDF請求書をDrive上のフォルダから取得し、Geminiが取引先名・請求年月・金額・支払期日を読み取る。読み取り結果に基づき、ファイル名を「取引先名_YYYYMM_金額.pdf」のルール統一フォーマットに自動でファイル名を編集。同時にスプレッドシートの台帳へ1行ずつ自動追記する。まだ導入したての為、担当者は朝出社してメールを開き、リネーム済みファイルと記入済み台帳を「軽くチェック」しているが、ミスが無ければこのチェック作業もいずれは無くなる予定だ。月初の請求書処理ラッシュは事実上消滅し、残業もゼロ化。処理タイミングが「人の手が空いたとき」から「毎朝6時固定」に変わったため、支払処理のリードタイムも安定した。引き継ぎ時に問題だった暗黙ルールは、すべてGASのコードとマスタ表に明文化されたため、誰が担当しても同じアウトプットが出るようになっている。読み取り精度は運用データの蓄積とともに改善が続き、現在では月数十件のPDFをほぼ全自動で処理できる水準に達した。