出荷指示書の作成は、ECサイトを運営する以上、絶対に止められない業務だ。朝、受注管理システムを開き、前日からの新規受注をチェック。商品ごとの梱包形態（冷凍・常温の混載可否、ギフト包装の有無、のし対応）、配送会社の指定、配達希望日──これらを確認しながら、Excelテンプレートに転記して出荷指示書のPDFを作る。1件あたりは数十秒でも、ピーク時には1日100件を超え、結局60分前後が毎日この作業に消えていた。ギフト商戦期や新商品リリース直後にはさらに時間が膨らみ、出荷件数が増えれば増えるほど人手が必要という、典型的な「売上が伸びるほど現場が苦しくなる」構造だった。さらに転記作業はミスとも隣り合わせで、配達日や住所を取り違えれば、すぐにクレーム対応につながる。担当者は朝から神経をすり減らし、その後の商品開発や販促企画に頭を切り替えるのが難しい日も少なくなかった。「受注データはすでにシステムに入っているのに、なぜ毎日同じ転記をしているのか」──そう感じてはいたが、配送パターンが多すぎて自社では着手できないでいた。

受注システムとAPIを連携させ、受注データから出荷指示書を自動生成する仕組みを構築した。商品マスタに梱包条件・配送区分・のし対応の有無を整備し、受注のたびにそれらが自動で参照されてPDF指示書が組み立てられる。担当者の運用は、出力された指示書を「上から順に内容チェック」するだけ。条件分岐の漏れや矛盾はチェックシートで自動ハイライトされる。1日60分かかっていた作業が5分に短縮され、年間で約250時間が確保された。最大の効果は時間そのものよりも、「出荷件数に作業時間が比例しなくなった」という構造変化だ。100件でも200件でも、担当者の負荷はほぼ一定。これによりECチームは、ギフト商戦期に出荷が伸びても恐れずに販促を打てる体制になった。さらに、空いた時間で商品ページ改善・レビュー分析・広告改善といった「売上を作る側」の業務にシフトでき、結果として事業の継続成長にもつながっている。次フェーズでは、ピッキングリストの自動生成にも着手し、朝出勤したときには、ピッキングリストが出来上がってチェックするだけ、という仕組み作りを行う予定だ。