経理担当者にとって、月初の3日間は勤怠集計に呑み込まれる時間だった。店舗・パート社員を抱える現場では、シフトに早出・遅出・祝日早出・遅番割増といった条件が入り乱れ、PDFの勤怠データを1枚ずつ開いては、計算ルールを頭に思い浮かべながらExcelに転記していく。「この時間帯は早出扱いだったか」「祝日と早出が重なるとどう計算するんだったか」──月に1回しか触らない複雑なロジックを毎回思い出す必要があり、確認と修正に追われているうちにあっという間に1日が経過する。それでも集計ミスは月に数件発生し、給与振込前のチェックで見つかれば差し戻し。担当者は毎月初の数日間、「またあの作業か」という気持ちでデスクに向かっていた。「自動化したいが、ルールが複雑すぎて何から始めればいいか分からない」という状態が長く続き、相談先も社内には存在しなかった。「うちの勤怠を仕組み化してほしい」という相談を持ち込める専門家にはなかなか出会えない、というのが正直なところだった。

無料相談1回で着手できたのが何より大きかった。要件は「PDFを置くだけで集計が終わる」というシンプルなもの。GASとGemini APIを組み合わせ、PDFの勤怠表を自動で読み取り、従業員マスタに登録された個別ルール（早出時間帯・時給・基準勤務時間、交通費支給の基準額など）を参照しながら計算結果を出力するフローを構築した。担当者の運用は、「月次PDFを所定のフォルダに格納→従業員マスタのスプレッドシートでメニューを実行」のクリック数回で完結する。出力された下書きシートをチェックするだけになった。月6時間かかっていた固定作業は実質10分。集計ミスはほぼゼロになり、給与計算後の差し戻しも消えた。なにより月初の心理的負担が消えたことで、空いた時間は店舗運営や原価分析に充てられている。「次は給与計算ソフトへのインポートまで自動化したい」というリクエストもすでに上がっており、勤怠集計の自動化が、給与・労務全体のDX化への入口になっている。「何から始めればいいか分からない」状態から、現場が徐々に動きはじめた事例だ。